Mit digitalen Lösungen gegen Frust und Aktenberge im Transportgeschäft
Bürokratische Verwaltungsaufgaben digitalisieren
Trotz allgegenwärtiger Klagen über zu viel Bürokratie im Transportsektor, werden digitale Lösungen zur Automatisierung von Standardaufgaben immer noch viel zu wenig genutzt.
In Kürze
❯ Gesetzliche Anforderungen im gewerblichen Güterverkehr zielen auf Sicherheit und Wettbewerbsgerechtigkeit.
❯ Im Alltag des Transportgeschäfts bedeuten diese Regeln aber zeitaufwändige und ressourcenfressende Standardprozesse.
❯ Digitale Werkzeuge können diese Routinen nicht nur automatisieren und sicherer gestalten, sondern auch Mehrwerte darüber hinaus bieten.
❯ Die digitale Fahrerbelehrung steht exemplarisch für die Leistungsfähigkeit moderner Plattformlösungen.
Überforderung durch bürokratische Aufgaben jenseits des Führerhauses
Aus gutem Grund ist der gewerbliche Transport mit schweren Kraftfahrzeugen sehr stark reguliert und mit einer Vielzahl von Anforderungen und Beschränkungen verbunden. Diese zielen vor allem auf die Sicherheit des Fahrpersonals und die allgemeine Verkehrssicherheit auf den Straßen ab.
Zur Realität gehört aber auch, dass die gesetzlichen Regelungen im Zusammenhang mit Flotte und Fahrern in den vergangenen Jahrzehnten stark ausgeweitet wurden und ihre vollständige Umsetzung inzwischen zum wahren Zeitfresser im Transportalltag geworden ist. Entsprechend werden derartige bürokratische „Nebenaufgaben“ von Fahrern, aber oft auch von Verkehrsleitern, Fuhrparkmanagern und Geschäftsführern als Gängelei oder lästige Pflicht empfunden und daher teils als „Papierkrieg“ verunglimpft.
Unter diese bürokratischen Standardaufgaben, die in Fachmedien häufig mit dem Anglizismus „Compliance“ zusammengefasst werden, fallen etwa die Regelungen zu Lenk- und Ruhezeiten oder die regelmäßige Prüfung von Führerscheinen und Qualifikationen der Fahrer. Und neben der routinemäßigen Fahrzeugprüfung und -instandhaltung müssen auch die Fahrer selbst immer individuell auf den neuesten Stand gebracht werden. Denn sie müssen stets up to date sein, was die aktuellen Vorschriften, ihre praktische Umsetzung und eventuelle Vergehen gegen diese betrifft. All diese Prozesse binden in verschiedenen Abteilungen der Transportunternehmen Arbeitszeit und Personal. Außerdem füllen sie Regalmeter voll Aktenordnern und kosten materielle Ressourcen.
Bürokratie digital ad acta legen
Um sich von ineffektiven Routinen – wie händischen Notizen, Abtippen von Dokumentationen, Sichtkontrollen, Dokumentenkopien sowie Abheften und physische Archivierung – zu verabschieden, braucht es moderne, digitale Antworten. Wichtig sind dabei Partner, die nicht nur allgemein von „Digitalisierung“, Cloudlösungen und „Künstlicher Intelligenz“ schwadronieren, sondern konkrete, praktische Anwendungen für den Alltag auf der Straße und in der Zentrale anbieten.
In dieser Rolle sieht sich die DAKO GmbH. Seit zwanzig Jahren bieten wir bedarfsgerechte Soft- und Hardware für das einfache Auslesen, Analysieren und Archivieren von Daten aus digitalen Tachografen und von Fahrerkarten. Gleichzeitig bietet DAKO digitale Lösungen für die ganz banalen, aber zeitintensiven Alltagsaufgaben im Transportgeschäft. Zu derartigen Aufgaben gehören (neben vielen anderen) auf die Folgenden:
- Digitale Abfahrtskontrolle des Fahrzeugs vor dem Start
- Digitale Personal- und Fahrzeugakten für alle relevanten Dokumente
- Digitale FQN- und Führerscheinkontrolle
Die Tacho- und Telematiklösung DAKO Fleet versammelt eine Vielzahl solcher Einzelwerkzeuge (im IT-Fachjargon: Features) und macht sie von jedem internetfähigen PC aus verfügbar. Ergänzt wird das Angebot durch die passenden Geräte zum Auslesen und Übertragen der notwendigen Daten:
- Telematikmodule für das Fernauslesen sowie der
- DAKO TachoKEY (mit dazugehöriger App) und die
- DAKO TachoStation für den manuellen Download.
In der Kombination können Hardware und Software standardisierte Aufgaben bedarfsgerecht – das heißt, je nach Fuhrparkgröße und Anzahl der Fahrer –schnell und einfach erfüllen. Die Fehleranfälligkeit händischer Prozesse wird damit enorm gemindert, gerade wenn Sprachbarrieren oder fehlender Direktkontakt zwischen Fahrpersonal und Verwaltungsabteilungen hinzukommen.
Um die praktische Anwendung digitaler Werkzeuge genauer zu erklären, möchten wir eines unserer neuesten Softwarefeatures aus DAKO Fleet im folgenden Abschnitt detaillierter darstellen: die papierlose Sozialverstoßbelehrung. Neben ihrer spezifischen Funktion zeigt diese Anwendung auch allgemeiner, wie digitale Lösungen nicht nur Zeit und Geld sparen können, sondern darüber hinaus auch zusätzliche Mehrwerte in Transportunternehmen erzeugen.
Digital konkret: Die papierlose Fahrerbelehrung
Die Belehrung der Fahrer bezüglich begangener Sozialverstöße ist in ihrer Form zwar nicht rechtlich geregelt, aber im Falle einer Behördenkontrolle muss diese möglichst lückenlos nachgewiesen werden. Das klingt zunächst nicht nach viel Verwaltungsaufwand, aber gerade in der Koordination der Prozesse an der Schnittstelle zwischen Büro und den Fahrern der LKW liegt die Krux. Und genau aus diesem Grund ist die ordnungsgemäße Durchführung der Sozialverstoßbelehrung ein gutes Beispiel für die vielen, kleinen bürokratischen Hürden im Transportalltag, bei denen digitale Werkzeuge ein zeitgemäßes Sprungbrett zu deren Überwindung bieten.
Viele dieser digitalen Helfer entstehen bei DAKO aus einem engen Dialog mit unseren Kunden und in hauseigenen Forschungsprojekten, bei denen neue Technologien entwickelt und getestet werden können. Die, nun in der Beta-Version vorliegende, papierlose Sozialverstoßbelehrung wurde z. B. im Forschungsprojekt „KI-Basis“ (gefördert durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung und den Freistaat Thüringen) angestoßen. Um zu verstehen, wo die Unterschiede zwischen einer „klassisch-analogen“ und einer digitalen Fahrerbelehrung liegen, haben wir die notwendigen Prozesse in der folgenden Tabelle direkt gegenübergestellt. Dabei gilt es zu bedenken, dass der materielle, zeitliche und personelle Aufwand für eine so „einfache Standardaufgabe“ sich, je nach Größe des Fahrerpools, ganz schnell potenzieren kann.
| Analog | Digital |
| Inhaltliche Vorbereitung / handschriftliche Notizen und Abtippen der Verstoßbeschreibung (inkl. Recherche entsprechender Gesetzesgrundlagen und eventueller Bußgelder) | Verstöße werden automatisch für den gewünschten Zeitraum in der Webplattform ins digitale Formular übernommen Informationen zu gesetzlichen Grundlagen jedes Verstoßes direkt verfügbar |
| Ausdruck des Verstoßformulars | Übersichtliche, digitale Darstellung für einfache Handhabung (keine physischen Büromaterialien notwendig) |
| Fertiges Formular muss über Postfach oder persönliche Übergabe (meist mit zusätzlicher, mündlicher Belehrung) an den Fahrer übergeben werden | Direkter Versand per E-Mail an den Fahrer; Kein Ausdruck, keine zusätzliche Belehrung, keine zusätzliche Fahrt in die Zentrale und keine Büromaterialien notwendig |
| Unterschrift durch Fahrer, eventuelle Einsprüche dokumentieren | Kenntnisnahme und Unterschrift werden vollständig digital dokumentiert |
| Einscannen / Kopieren und Abheften des unterschriebenen, ggf. kommentierten Belehrungsformulars sowie aller Tachografenausdrucke mit handschriftlichen Verstoßerklärungen in physischem Ordner (Aufbewahrungspflicht) | Digital unterschriebenes Dokument wird automatisch in der Digitalen Fahrerakte in der Webplattform abgelegt und sicher gespeichert Physische Aufbewahrung entfällt (keine Büromaterialien und Lagerplatz nötig); Verstoßgründe detailliert in DAKO Fleet nachweisbar |
Fazit: Digitale Helfer je nach Bedarf nutzen
Wie die Tabelle zeigt, kann sich um kleine bürokratische Aufgaben ein Organisationsaufwand entwickeln, der die Arbeitszeit mehrerer Personen im Unternehmen bindet. Auch materielle Ressourcen wie Kraftstoff, Büromaterial und Infrastruktur müssen dabei in die Berechnung des Gesamtaufwands mit eingehen.
Die digitale Alternative hingegen wickelt die zu erledigende Aufgabe mit wenigen Klicks ab und dokumentiert deren Erledigung rechtssicher und dauerhaft. Durch die automatische Einspeisung aller relevanten Daten und deren individuelle Aufbereitung sind die Vorgänge auf der Straße und die koordinierende Ebene am Unternehmensstandort sehr viel enger miteinander verknüpft. Unverschuldete Verstöße können entsprechend kurz und knapp belehrt werden, bei kritischerem oder dauerhaftem Verstoßverhalten können schnell die entsprechenden strategischen Entscheidungen getroffen werden. Zum Beispiel lassen sich Tourenrouten anpassen, wenn immer wieder auf den gleichen Streckenabschnitten Verstöße auftreten. Auch uneinsichtige oder zu wenig geschulte Fahrer können schnell zu entsprechenden Nachschulungen verpflichtet werden.
Die papierlose Sozialverstoßbelehrung in DAKO Fleet erledigt eine zeit- und ressourcenintensive Standardprozdur mit wenigen Klicks und vollständig digital. (Betaversion: Darstellung schematisch)
Weitere Vorteile digitaler Lösungen fallen nicht ganz so schnell ins Auge. Unter anderem der Fakt, dass zuvor isolierte Abteilungen eines Transportunternehmens über die gemeinsame digitale Plattform – DAKO Fleet – in die Lage versetzt werden, gezielt Wissen und Daten des Geschäftsablaufs mit einander zu teilen und sie für konkrete Aufgaben und Verbesserungen nutzbar zu machen. Disposition und Verkehrsleiter werden in die Lage versetzt, jederzeit genau zu wissen was „auf der Straße“ passiert ist und können so direkt und informiert mit den Fahrern ins Gespräch kommen, statt ewige Zeit später, wenn keine der beiden Seiten mehr weiß, was eine schlecht lesbare, handschriftliche Notiz zu bedeuten hat.
Auch auf dem hart umkämpften Markt für Fahrpersonal kann ein offenes Bekenntnis zu Compliance-Themen und eine einfache, zeitsparende und stressfreie Umsetzung dieser (mit den geeigneten digitalen Werkzeugen) zum überzeugenden Argument werden. Denn wenn Fahrer neben dem Transport selbst, möglichst wenig Zeit in zusätzliche Tätigkeiten stecken müssen, steigt auch deren Zufriedenheit.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass gesetzliche Regulierungen und die bürokratischen Routinen, mit denen sie verbunden sind, wichtig und richtig bleiben. Denn sie schaffen ein Maximalmaß an Sicherheit auf den Straßen und Wettbewerbsgerechtigkeit auf dem europäischen Binnenmarkt. Letztlich kann jedes Transportunternehmen mit der Wahl der richtigen (zeitgemäßen) Werkzeuge darüber entscheiden, ob Gesetzesvorgaben und bürokratische Anforderungen zu einer dauernden Last oder gar zu einer Chance werden können.