Kontaktlos Arbeiten mit digitalen Lösungen
Von Auslesen bis Gesetze einhalten
Software-Lösungen können signifikant dabei unterstützen, Prozesse digital zu gestalten und mit geringstmöglichem Personenkontakt durchzuführen.
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Annika Nestler
In Kürze
Digitale Werkzeuge helfen, den direkten Kontakt zwischen Personen zu reduzieren, was besonders seit der Corona-Krise an Bedeutung gewonnen hat. Unsere Software-Plattform TachoWeb hat für viele Situationen Lösungen parat.
❯ Durchgängige Kommunikation und Datenaustausch zwischen Webplattform und App ermöglicht kontaktloses Auftragsmanagement.
❯ Die digitale Auftragsabwicklung per App reduziert Kontakte zwischen Fahrern und Kunden.
❯ Das automatische Fernauslesen macht manuelle Downloads überflüssig und unterstützt so nicht nur kontaktloses Arbeiten, sondern spart auch Zeit.
Transport- und Lieferunternehmen stehen in Zeiten der Corona-Krise unter enormem Druck. Einerseits erhöht sich für manche Unternehmen das Bestell- und Lieferaufkommen, da viele lokale Geschäfte aufgrund der Sicherheitsmaßnahmen schließen mussten und Kunden auf Online-Bestellungen zurückgreifen. Gleichzeitig müssen Lieferengpässe verhindert werden. Andererseits sind Lieferunternehmen angehalten, möglichst kontaktlos zu arbeiten und bestimmte Vorschriften einzuhalten, um eine Verbreitung des Virus einzudämmen. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie die digitalen Werkzeuge in der Software-Lösung von DAKO für kontaktloses Arbeiten entlang des Transportprozesses nutzen können.
Auftragsmanagement – Disponenten und Fahrer schützen
Digitale Planung statt Excellisten
Häufig nutzen Unternehmen für die Planung ihrer Aufträge noch ausgedruckte Excellisten und andere Papierunterlagen, die dann von Hand zu Hand wechseln und so ein Gesundheitsrisiko darstellen. Im TachoWeb haben Disponenten die Möglichkeit, Aufträge ins System einzuspeisen, Touren automatisch über den Smart Planner erstellen zu lassen und diese ihren Fahrern digital zuzuweisen. Die Fahrer erhalten bei Schichtbeginn ihre aktuelle Tagestour direkt auf die App DAKO drive. So brauchen sie nur noch den Fahrzeugschlüssel und können ihre Liefertour sofort antreten – ohne direkten Kontakt mit dem Disponenten zu haben.
In der App stehen ihnen dann sämtliche Informationen zur Tour zur Verfügung, wie Stoppreihenfolge, Servicezeiten und die Aufgaben vor Ort. Disponenten haben auch die Möglichkeit, Kommentare zu den einzelnen Stopps zu hinterlegen, etwa zu Besonderheiten bei der Zustellung oder Öffnungszeiten.
Vorteile des digitalen Auftragsmanagements
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Alle Daten an einem Ort verwalten
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Einfaches Zuweisen von Fahrer und Fahrzeug auf Tour
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Kontaktlose Tourübergabe
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Synchronisierung der Daten zwischen App und Webplattform
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Informationen zu Touren unkompliziert und digital übertragen
Expertentipp
Im Auftragsmanagement können Sie Ihren Kunden übrigens auch einen Link zur Sendungsverfolgung bereitstellen. Kunden haben dann jederzeit Einblick in den Status ihrer Lieferung.
Auftragsabwicklung – direkten Kontakt zwischen Fahrer und Kunden reduzieren
Dokumentation der Sendungsübergabe per App
Sendungen und wichtige Lieferungen müssen nach wie vor zugestellt werden. Jedoch lässt sich der direkte Kundenkontakt durch digitale Unterstützung reduzieren. Mit der App DAKO drive können Fahrer ihre Lieferaufgaben durchgehend digital bearbeiten und dokumentieren. Den Touren lassen sich dabei bestimmte Arbeitsabläufe zuordnen, die vom Fahrer beim jeweiligen Tourstopp abgeschlossen werden müssen.
Die Aufgaben können dabei größtenteils digital erledigt werden. Viele KEP-Dienstleister arbeiten zurzeit beispielsweise mit einem Foto der Unterschrift des Kunden auf dem Paket, damit diese nicht das Pinpad bedienen müssen. Diese Funktion steht in der App DAKO drive ebenso zur Verfügung wie das Scannen von Barcodes, die digitale Unterschrift und weitere bildliche Dokumentation über Fotoaufnahmen. Ebenso können Fahrer den Status der Zustellung über die App übermitteln, wenn etwa ein Kunde nicht angetroffen wird oder andere Besonderheiten auftreten.
Die DAKO Produkte helfen so Unternehmen dabei, entlang des Zustellprozesses persönliche Kontakte zu vermeiden und Mitarbeiter und Kunden zu schützen.
Vorteile der digitalen Auftragsabwicklung
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Nahezu alle Prozessschritte lassen sich kontaktlos erledigen
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Digitale Unterschrift und Fotodokumentation in der App
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Arbeitsabläufe direkt in der App hinterlegen
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Aufträge abarbeiten mit Checkliste
Expertentipp
Den Arbeitsablauf mit der Aufgabencheckliste für Fahrer in der App können Sie nach Ihren branchenspezifischen Anforderungen von uns anpassen lassen.
Auslesen und mehr – gesetzliche Pflichten kontaktlos einhalten
Die Dokumentation von Lenk- und Ruhezeiten sowie Nachweise über die Gültigkeit der Führerscheine der Fahrer gehören unter anderem zu wichtigen Pflichten eines Transportunternehmens. Können diese Pflichten nur manuell erledigt werden, müssen Fahrer und Disponent meist direkt in Kontakt treten. Auch hier gibt es Optionen, diese Vorgänge zu digitalisieren und dabei neben Kontakt auch noch Zeit zu sparen.
Fernauslesen statt manueller Download
Das manuelle Auslesen von Fahrerkarte und Tachograf über einen Downloadstick lässt sich einfach ersetzen durch das Fernauslesen, den sogenannten Tacho Remote Download. Dafür brauchen Fahrzeuge lediglich ein Telematikmodul, das die Daten in die Webplattform überträgt. Ab dann läuft das Auslesen vollautomatisch und ferngesteuert zu den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen – weder Sie noch Ihre Fahrer müssen sich die Termine merken oder den Datendownload starten. Die Daten werden in der Webplattform gesetzessicher archiviert, ebenso stehen Ihnen Auswertungen digital zur Verfügung. Die Fahrer können ihre Lenkzeiten in der App DAKO drive im Blick behalten, so dass Sozialverstöße im besten Fall gar nicht erst entstehen.
Führerscheinkontrolle per App statt Sichtkontrolle
Auch die Kontrolle des Führerscheins müssen Sie nicht unbedingt mit Personenkontakt erledigen. Eine digitale Möglichkeit ist die Kontrolle über ein RFID-Tag, das auf den Führerschein aufgebracht wird. Der Fahrer kann den Tag dann direkt mit der App DAKO drive erfassen und so die Gültigkeit des Führerscheins validieren. Genauso funktioniert das auch über die DAKO TachoStation, ein lokales Ausleseterminal, an das der Fahrer seinen Führerschein mit dem Tag hält. Damit müssen Fahrer nicht mehr extra ins Büro des Mitarbeiters kommen, der die Kontrolle manuell durchführt.
Vorteile der Gesetzeseinhaltung mit digitalen Mitteln
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Zeitersparnis gegenüber manuellen Vorgängen
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Daten in einer Plattform zusammengeführt
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Keine Fahrtunterbrechung zum Auslesen
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Fristen werden eingehalten, ohne sich ständig darum kümmern zu müssen
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Personenkontakt zwischen Mitarbeitern ist nicht zwingend erforderlich
Expertentipp
Automatische Fälligkeitserinnerungen können Sie in der TachoWeb-Terminverwaltung einstellen und Ihre Fahrer so unkompliziert an die Führerscheinkontrolle erinnern lassen.
Fazit
Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie Sie Transportprozesse mit TachoWeb digitalisieren können. Dabei handelt es sich nicht nur um vorübergehende Maßnahmen, denn auch unabhängig von Corona entwickelt sich die Transportwelt immer mehr hin zu vernetzten und digitalen Prozessen. Wenn Sie jetzt unsere Beratungsangebote nutzen und digitale Lösungen wie TachoWeb Schritt für Schritt einführen, können Sie auch nach der Krise Ihren Wettbewerbsvorteil weiter ausbauen.